Die Schweizerische Non-Profit-Organisation Epi-Suisse unterstützt und begleitet Epilepsiebetroffene und ihre Angehörige in unterschiedlichen Fragen und Problemen. Dabei verfügt sie über insgesamt drei Standorte in Zürich, Lausanne und Lugano, wo sie verschiedene regionale Angebote zur Verfügung stellt und sich als Fachstelle auszeichnet.
Nach dem Entscheid die IT-Infrastruktur an allen drei Standorten zu erneuern und modernisieren, hat sich Epi-Suisse an die zurichnetgroup gewandt. Durch gegenseitiges Vertrauen und einen transparenten sowie regelmässigen Austausch konnten die Bedürfnisse der Organisation wahrgenommen und umgesetzt werden. Nun profitiert Epi-Suisse nicht nur von einer neuen Infrastruktur, sondern gewinnt auch einige hilfreiche Instrumente für die Unterstützung im Arbeitsalltag.
Epi-Suisse ist eine schweizerische Patientenorganisation, welche im Jahr 2022 ihr 20-jähriges Jubiläum feiert. Die Wurzeln der Non-Profit-Organisation gehen jedoch fast 50 Jahre zurück, wobei in den letzten 20 Jahren ein stetiger Ausbau der Angebote in der ganzen Schweiz stattgefunden hat. Dabei richtet sich die Organisation insbesondere an Erwachsene und Kinder mit Epilepsie sowie an deren Angehörige. Der Fokus wird in diesem Zusammenhang auf die sozialen und psychosozialen Folgen gelegt und die Anliegen der Betroffenen unterstützt sowie begleitet.
Zudem wird sowohl für Betroffene als auch Angehörige ein breites Angebot an nützlichen Dienstleistungen zur Verfügung gestellt. Vor allem die Lebensqualität, gesellschaftliche Integration, aber auch Selbstständigkeit soll dadurch nachhaltig gefördert werden. So steht ebenfalls im Vordergrund, Betroffene in der Schule, Ausbildung, Beruf und Freizeit zu unterstützen. Epi-Suisse vertritt somit in der Öffentlichkeit sowie in nationalen Gremien die Anliegen und Interessen von Menschen, welche mit Epilepsie leben.
Bei Epi-Suisse handelt es sich um eine kleine Organisation mit aktuell neun Mitarbeitenden, verteilt auf drei Standorte. Zürich gilt hierbei als Hauptstandort, wobei dieser täglich eng mit den Standorten Lausanne und Lugano zusammenarbeitet. Das Unternehmen unterhielt einen lokalen Server in Zürich, auf welchen die Standorte Lausanne Zugriff hatten. Lugano hingegen war davon ausgeschlossen. Dies machte sich in der Vergangenheit oftmals mit technischen Problemen bemerkbar. Nachdem der Server seine Lebensdauer erreicht hatte, wollte man eine modernere Lösung anstreben. Dominique Meier, Geschäftsführerin der Epi-Suisse, entschied sich daher für eine Auslagerung der IT-Landschaft in ein Rechenzentrum der Microsoft in der Schweiz.
Aufgrund der Covid-19-Pandemie und das vermehrte Arbeiten im Homeoffice erkannte man zudem, dass auch im Bereich der Telefonie einige Optimierungen geschafft werden müssen. Mangelnder Handyempfang, Schwierigkeiten bei Umleitungen und weitere Herausforderungen erschwerten den Alltag der Organisation, für die telefonische Beratung eine Kerndienstleistung ist. Mehr Flexibilität und gleichzeitig mehr Sicherheit, ohne dass die Mitarbeitenden auf private Handynummern oder Festnetztelefonie umsteigen müssten, wurde dringend benötigt.
Des Weiteren bestanden nach wie vor technische Differenzen zwischen den drei Standorten, welche mit einer Modernisierung der IT-Infrastruktur verbessert resp. behoben werden könnten. So wurde zu den zwei genannten Punkten auch entschieden, eine Gleichbehandlung der Standorte auf technischer Ebene zu ermöglichen. Der finanzielle Aspekt spielte in diesem Zusammenhang eine erhebliche Rolle, weshalb eine Auslagerung in ein Rechenzentrum vielversprechend war.
Heute nutzt Epi-Suisse die ganze Produktpalette von Microsoft 365 (auch Business Premium genannt) sowie Teams-Telefonie. Dies half der Organisation für ihre individuellen Bedürfnisse auch passgenaue Lösungen sowie Alternativen zu schaffen, welche mehr Flexibilität im Arbeitsalltag ermöglichten. Verändert hat sich durch die Microsoft-Landschaft ebenso die Vielfalt an Arbeitstools, die heute zum einen zu Kosteneinsparungen verhelfen und zum anderen eine optimale und simple Einbindung in das System gestatten. So werden Umfragen nach Workshops oder Beratungen nicht mehr mithilfe von einem externen web-basierten Tools durchgeführt, sondern mit Forms, welches direkt in der Microsoft-Landschaft miteingebunden ist. Des Weiteren wird nun öfters auf Teams resp. via Teams-Telefonie kommuniziert und nicht mehr über Zoom oder klassische Telefonie. Auch hier wird die Kommunikation nun zentralisiert und vereinfacht sowie homeofficetauglich gemacht.
Ein weiteres Projekt, welches Epi-Suisse zurzeit angeht, ist das Buchungstool ‘Microsoft Bookings’, welches ermöglichen soll, online Termine für beispielsweise Beratungen zu buchen. Das Tool kann leicht in die Kalenderfunktion von Outlook integriert werden und auf die unterschiedlichen Sprechstundenzeiten an verschiedenen Standorten ausgerichtet werden. So können Klienten direkt ihren Wunschtermin in Aarau, Bern, St. Gallen, Lausanne oder Genève buchen, wobei der Termin sich sogleich in die Agenda der zuständigen Beratungsperson einbucht. Die Produktpalette der Microsoft verschafft schliesslich im ganzen Unternehmen und an allen drei Standorten mehr Flexibilität und eine Vereinfachung der Kommunikation.
Neben den genannten Produkten hat sich Epi-Suisse zusätzlich für einen internen Teams-Onboarding-Workshop entschieden. Im Kurs wurden Möglichkeiten aufgezeigt, wie im Unternehmen sowohl Zeit als auch Ressourcen im Arbeitsalltag mithilfe von Microsoft-Tools gespart werden können. Durch den Kurs haben die Mitarbeitenden der Organisation laut Dominique Meier erfahren, wie Prozesse standortübergreifend mithilfe von Teams optimiert werden können. Ausserdem fand eine Sensibilisierung statt und man konnte noch einmal deutlich erkennen, wo Potenzial bei der Kommunikation vorhanden ist oder was bereits sehr gut funktioniert und durch das Tool ausgeweitet werden kann.
Mit der Umstellung und Modernisierung der IT-Infrastruktur musste die Hardware auf den neusten Stand gebracht werden. Hierbei wurde das Augenmerk daraufgelegt, dass die Sicherheit der Daten an erster Stelle stehen. Mithilfe von netgroupSECURITY ist die IT-Umgebung nun jederzeit vor Bedrohungen aus dem World Wide Web geschützt. Die Systeme werden in diesem Zusammenhang in Schweizer Rechenzentren der Swisscom bereitgestellt sowie von der zurichnetgroup mit den aktuellen Updates versorgt.
Eine weitere Funktion, die Epi-Suisse sehr schätz, ist SharePoint von Microsoft. Früher wurden grössere Dokumente mit externen Partnern über webbasierte Filehosting-Dienste ausgetauscht und versendet, für kleinere Daten griff man auf das Mail zurück. Heute erleichtert sich das Unternehmen diese Arbeit, indem sie ihre Dokumente für ein Projekt wie beispielsweise das Magazin, das mit mehreren externen Partnern (Grafik, Übersetzung, Redaktion, Druck) realisiert wird, sicher übersichtlich und zentral auf SharePoint ablegen. Dabei können sie gezielt sowie selektiv entscheiden, wer welche Daten und Dokumente einsehen kann und Zugriff erhält.
Letztlich bereitet es dem Unternehmen grosse Freude zu wissen, dass nun alle Geschäftsstellen technisch auf dem gleichen Stand ausgestattet sind.
Epi-Suisse
Schweizerischer Verein für Epilepsie
Seefeldstrasse 84
8008 Zürich
www.epi-suisse.ch
