Die Stiftung Ancora-Meilestei ist ein Schweizer Sozial-Unternehmen, das sich seit über 40 Jahren im Bereich der Rehabilitation und Integration von Menschen stark macht. Mit Wohnheimen und Arbeitsplätzen bietet die Stiftung Menschen mit Suchterkrankungen sowie psychisch oder sozialbedingten Beeinträchtigungen ein vorübergehendes Zuhause und die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihre Selbstständigkeit zu fördern.
Nach dem erfolgreichen Zusammenschluss zweier kleiner Institutionen sah sich die Stiftung mit einigen Herausforderungen in der IT-Infrastruktur konfrontiert. Diese wurden jedoch gemeinsam mit der zurichnetgroup AG gemeistert, und das Unternehmen konnte dadurch seine Arbeitsweise optimieren und flexibler gestalten.
Die neue Arbeitsweise wird heute von den Mitarbeitern geschätzt und das Unternehmen ist bereit für die digitale Zukunft.
Die Stiftung Ancora-Meilestei fördert seit dem Jahre 1980 Menschen mit Suchterkrankungen sowie psychisch oder sozialbedingten Beeinträchtigungen, indem es ihnen ein vorübergehendes Zuhause mit Arbeitsplätzen und Tagesstrukturen bietet. Ihre Mission setzt sich dabei aus drei Grundpfeilern zusammen: “WIEDER LEBEN”, “WIEDER WOHNEN” und “WIEDER ARBEITEN”.
Neben stationärer Sucht- und Sozialtherapie betreibt die Stiftung an insgesamt sieben Standorten Wohn- und Arbeitsbereiche. In den Arbeitsbereichen werden verschiedene Produkte und Dienstleistungen hergestellt und angeboten, um den betreuten Menschen die Möglichkeit zu geben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihre Selbstständigkeit zu fördern. Im Jahr 2016 wurden ausserdem zwei Institutionen zusammengeschlossen und beinahe verdoppelt , was zu einem erheblichen Wachstum des Unternehmens führte. Insbesondere auch in den letzten Jahren, wuchs das Unternehmen noch einmal stark.
Nach dem Zusammenschluss zweier kleiner Institutionen, die beide über einen eigenen lokalen Server verfügten, sah sich die Stiftung Ancora-Meilestei mit einigen Herausforderungen konfrontiert. Die Bedürfnisse und Anforderungen an die bestehende IT-Infrastruktur waren ausserdem gestiegen und konnten nicht mehr ausreichend umgesetzt werden. Daher wurde ein Dritt-Unternehmen beauftragt, die Hardware- und Softwarestruktur aufzubauen. Im Vorfeld hatte man sich auf eine Citrix-Umgebung geeinigt, die alles auf ein Schweizer Rechenzentrum auslagerte.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen jedoch die Kosten und man erreichte die Leistungsgrenzen. Die Pandemie im Jahr 2020 zeigte zudem deutlich, dass diese Lösung als Non-Profit-Unternehmen langfristig finanziell nicht tragbar war. Auch in Bezug auf Online-Meetings war die Leistung nicht ausreichend. Um die Kommunikation zu verbessern und sich nicht auf ein Rechenzentrum verlassen zu müssen, suchte man nach einer alternativen Lösung. Die zurichnetgroup präsentierte dabei eine Cloud- sowie Microsoft-365-Lösung, welche letztlich auch als Ausgangslage der heutigen Zusammenarbeit diente.
Durch die Umstrukturierung der IT-Infrastruktur haben sich im Arbeitsalltag des Unternehmens einige Veränderungen ergeben, die bedeutende Verbesserungen gebracht haben. Hervorzuheben ist beispielsweise die Möglichkeit, komplett standortunabhängig zu arbeiten. Somit ist bei einem standortbezogenen Ausfall, wie etwa einem Stromausfall, nur jeweils der einzelne Standort betroffen und nicht das ganze Unternehmen. Ebenfalls das Thema Homeoffice kann nun flexibler gehandhabt werden.
Das Wissenslevel der Mitarbeitenden in Bezug auf die neuen Tools von Microsoft 365 war zu Beginn der Zusammenarbeit sehr unterschiedlich. Dadurch wurde deutlich, dass eine Schulung notwendig war, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Zu Beginn war ebenfalls der Kontakt mit dem Support rege, da sich manche Mitarbeitende unsicher waren, wie sie bestimmte Aufgaben ausführen und Tools bedienen sollten. Allerdings legte sich dies nach der Schulung der Mitarbeitenden schnell wieder und die Diskrepanz der Wissensstände wurde nachhaltig ausgeglichen. Heute stehen den Mitarbeitern drei Möglichkeiten zur Verfügung, um in den unterschiedlichen Standorten zu arbeiten: Über Teams, über den lokalen OneDrive oder online über SharePoint. Jeder Mitarbeiter kann den für ihn passendsten und kompatibelsten Weg aussuchen, was die Arbeit deutlich flexibler und besser gestaltet.
Auch der Security-Aspekt wurde erheblich verbessert. Frühere Probleme sind nun nicht mehr vorhanden, da die zurichnetgroup das Unternehmen mit unterschiedlichsten Lösungen sowie Schulungen im Security-Bereich unterstützt. Das Einschränken des Zugriffs auf bestimmte Ablagen oder das Zurverfügungstellen für ausgewählte Personengruppen trägt ebenfalls zur Sicherheit bei und optimiert die Arbeit. Das Unternehmen plant bis Mitte 2023 weitere Umstellungen im Security-Bereich, um noch eine Stufe weiterzugehen.
Grosse finanzielle Einsparungen fanden ebenfalls statt. Obwohl die absoluten Zahlen akutell noch nicht vorliegen, geht man von einer beträchtlichen Einsparung im Vergleich zum vorigen IT-Anbieter aus. Betrachtet man alle Prozesse und Bereiche, die mit der vorherigen Infrastruktur zu tun hatten, sprechen wir von Beträgen im sechsstelligen Bereich, so Michael Müller, CEO und Gesamtleiter der Stiftung. Das Unternehmen kann somit heute die freigewordenen finanziellen Mittel deutlich besser einsetzen als zuvor.
Die Mitarbeiter haben sich rasch mit der Umstellung angefreundet und schätzen die Vorteile, welche die neue Arbeitsweise mit sich bringt. Zum Beispiel werden grosse Anhänge nun nicht mehr via E-Mail versendet, sondern nur noch Links, die zu den Dokumenten führen, angehängt. Damit wird der Datenaustausch optimiert und flexibler gestaltet. Insgesamt hat das Unternehmen durch die Veränderungen der letzten Zeit einen grossen Schritt nach vorne gemacht und ist bereit für die Zukunft.
Auch die Zukunft der Telefonie im Unternehmen steht fest: Im 2023/2024 sollen die alten Telefonanlagen abgeschafft werden und die Telefonie wird fortan über moderne und zeitgerechte Systeme, wie beispielsweise über Microsoft Teams, laufen. Diese Entscheidung ist ein weiterer Schritt, den die Stiftung in Richtung Modernisierung geht, um für die die kommende Zeit gerüstet zu sein.
Ein wichtiger Faktor stellt ebenfalls der Support der zurichnetgroup dar. Die Stiftung hat in der Vergangenheit bereits von der zuverlässigen und zügigen Unterstützung profitiert und eine Optimierung im Vergleich zu vorgängigen Supportdienstleistern vernommen. Obwohl die Stiftung über eine interne IT für Erstanliegen verfügt, werden grössere und weiterführende Challenges direkt mit dem Support der zurichnetgroup besprochen. Die Problemlösung erfolgt laut Michael Müller schnell und professionell. Zudem ist die Kommunikation äusserst persönlich. Die Stiftung hat ausserdem direkte Ansprechpartner und Betreuungspersonen, was den Austausch erleichtert und ein hohes Mass an Vertrauen schafft.
In Anbetracht dieser Zusammenarbeit ist Ancora-Meilestei zuversichtlich, dass die Umstellung der Telefonanlagen sowie weitere geplante Projekte mit der Unterstützung der zurichnetgroup problemlos ablaufen werden. Die Stiftung kann sich somit auf einen reibungslosen Ablauf und eine erfolgreiche Zukunft mit modernster Technologie freuen.
Stiftung Ancora-Meilestei
Motorenstrasse 36
8620 Wetzikon
