Die OJA Offene Jugendarbeit Zürich stand vor der Herausforderung, ihre veraltete IT-Infrastruktur zu modernisieren, um eine effiziente Zusammenarbeit und reibungslose Kommunikation innerhalb des Teams sicherzustellen. Die bisherigen Systeme entsprachen insbesondere nicht den Anforderungen an Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
Durch die Zusammenarbeit mit der zurichnetgroup konnte eine zukunftsfähige IT-Lösung implementiert werden, die die interne Kommunikation optimiert, den Austausch vereinfacht und die Produktivität des Teams nachhaltig steigert.
Der Verein OJA Offene Jugendarbeit Zürich ist ein politisch und konfessionell neutraler Verein, der seit 2002 als wichtige Anlaufstelle für Jugendliche in Zürich tätig ist. Er betreibt insgesamt 15 Standorte in verschiedenen Zürcher Stadtteilen, darunter OJA Nord, OJA Mitte, OJA West und Wollishofen & Leimbach. Seit Mai 2020 gehört auch die Mobile Jugendarbeit Zürich zur OJA.
Die OJA schafft niederschwellige Begegnungsräume und fördert die persönliche sowie soziale Entwicklung von Jugendlichen im Alter von 12 bis 18 Jahren. Einige Angebote richten sich zudem an junge Erwachsene bis 25 Jahre. Rund 65 Mitarbeitende, in Teilzeit, setzen die vielfältigen partizipativen und soziokulturellen Projekte um. Ein zentraler Fokus liegt auf der Förderung von Eigeninitiative und Mitbestimmung, um jungen Menschen ein selbstbestimmtes Leben und aktive Teilhabe an der Gesellschaft zu ermöglichen.
Die Zusammenarbeit zwischen OJA Offene Jugendarbeit Zürich und der zurichnetgroup besteht bereits seit Anfang 2016. Die ersten gemeinsamen Projekte umfassten den Aufbau der verschiedenen Standorte, einschliesslich der Installation von Internet- und Telefonie Losungen sowie die Implementierung einer Firewall. Diese Massnahmen legten den Grundstein für die IT-Infrastruktur des Vereins. Laut Andrea Erni, seit Mai 2024 Co-Geschäftsführerin des Vereins OJA Offene Jugendarbeit Zürich, war es bei der Wahl des IT-Providers besonders wichtig, einen Swisscom-Partner zu finden, der in der Stadt Zürich gut vernetzt ist. Das Angebot der zurichnetgroup überzeugte durch eine gut organisierte Supportstruktur, die eine schnelle und effiziente Lösung von Problemen sicherstellt.
Im Jahr 2021 rückte die Datenbankinfrastruktur zunehmend in den Fokus, da sie den modernen Anforderungen nicht mehr genügte. Zuvor arbeitete die OJA mit standortbezogenen Servern, die jedoch erhebliche Einschränkungen in den Bereichen Zusammenarbeit und Kommunikation aufwiesen. Das System konnte nicht alle erforderlichen Funktionen bereitstellen, was die Effizienz und Koordination innerhalb des Teams beeinträchtigte und zu Einschränkungen führte, die eine reibungslose Kommunikation erschwerten. Daher war ein neues IT-System erforderlich, das diese Herausforderungen adressierte und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichte.
Für eine effiziente Zusammenarbeit im Team wurde eine gemeinsame SharePoint-Umgebung eingerichtet, die den Austausch und die Kooperation unter den Mitarbeitenden des Vereins OJA Offene Jugendarbeit Zürich erheblich erleichtert. Diese Plattform ermöglicht es, Dateien zentral zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten und standortunabhängig darauf zuzugreifen. Zusätzlich wurde die Zusammenarbeit durch die Integration der Microsoft 365-Produkte weiter gestärkt. Tools wie Teams, OneDrive und Outlook bieten eine nahtlose Nutzung und verbessern die Organisation und Kommunikation innerhalb des Teams. Besonders die Mailmigration zu Outlook hat den Arbeitsalltag deutlich vereinfacht, indem sie eine einheitliche und effiziente E-Mail-Verwaltung ermöglicht.
Die Einführung dieser Lösungen hat die Arbeitsabläufe des Vereins optimiert und die Produktivität gesteigert. Mitarbeitende profitieren von einer besseren Verfügbarkeit relevanter Informationen, einer schnelleren Bearbeitung gemeinsamer Aufgaben und einer insgesamt reibungsloseren internen Kommunikation. Dies schafft nicht nur Entlastung im Tagesgeschäft, sondern fördert auch die standortübergreifende Zusammenarbeit und stärkt den Teamzusammenhalt.
Das beste neue Feature aus Sicht des Vereins ist die einfache Anwendung der neuen Systeme, insbesondere nach der Mailmigration. Seitdem werden die Vorteile der Office-Palette, vor allem ihre Benutzerfreundlichkeit und die nahtlose Integration der verschiedenen Anwendungen, sehr geschätzt. Diese Verbesserungen haben die Effizienz und den Workflow im Verein deutlich gesteigert.
Die Angestellten schätzen die Einfachheit des neuen Systems und zeigen Freude an der Arbeit damit. Nach knapp einem Jahr ist das Feedback überwiegend positiv, insbesondere hinsichtlich der intuitiven Bedienung und der Möglichkeit, Gäste einfach über Teams einzuladen. Dies hat die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Interessierten erheblich erleichtert und den Arbeitsalltag weiter optimiert.
OJA Offene Jugendarbeit Zürich
Hardturmstrasse 122A
8005 Zürich
